Een ouderwets gezellige braderie of rommelmarkt blijft heel leuk om te bezoeken, toch staat de tijd niet stil. Het huidige publiek heeft andere wensen en eisen, de technologische mogelijkheden zijn ook enorm toegenomen. Zo zoeken bezoekers bij de ingang van een festival al naar een gratis wifi verbinding, naast harde muziek willen festivalgangers ook een enorm LED scherm achter hun favoriete artiest zien. Als event organisator moet je met de tijd meegaan om de concurrentie een stap voor te blijven. Wat zijn de voordelen van cashless events voor het publiek en voor de organisatie? Hoe kun je als organisatie onderscheid maken? Op deze pagina vind je een lijst met voordelen en aandachtspunten. Wil je meer weten over cashless events? Neem dan contact op met de experts van Moneycomb voor maatwerk advies.
Boomers, Gen-X en Millennials, ze hebben kritiek op elkaar, maar zijn deze generaties echt anders? Mensen veranderen niet zomaar, de samenleving evolueert wel in hoog tempo. Boomers hebben kritiek op het gebruik van smartphones in een restaurant omdat ze dit asociaal vinden. Millennials vinden social media juist ideaal om contact onderhouden met hun vriendenkring, waar ze ook zijn. De wijze waarop sociale interacties plaatsvinden veranderen door technologie, de achterliggende emoties niet. Daarom worden festivals nog steeds gretig bezocht, live bij een evenement aanwezig zijn is anders dan een live YouTube stream volgen. Meer keuze biedt meer mogelijkheden, zo werkt het ook met betalen. Zijn cashless events bedoeld om evenementen met contant geld te vervangen? Misschien wel op termijn, nu vullen ze elkaar aan. Het eerste ‘slachtoffer’ van cashless betalen is het gebruik van festivalmunten.
Je kunt over veel zaken nostalgische gevoelens hebben. Akoestisch klinkt mooier dan elektrisch, een LP is beter dan een MP3. Wat de standaard was toen je zelf opgroeide, is de maatstaf die je gebruikt om soortgelijke zaken te beoordelen. Een artefact waar niemand met nostalgie over spreekt, is de festivalmunt. In plaats van betalen met echt geld moet je eerst bij een kassa in de rij gaan staan om muntjes te kopen. Eenmaal bij de bar aangekomen koop je drankjes die soms 1, soms 2 of misschien 1,5 munt kosten. Aan het einde van de rit is het de vraag of je die munten weer om kunt wisselen voor contant geld. Eigenlijk lijkt deze ruilhandel een gewoonte uit een grijs verleden, toch is het verbazingwekkend om te zien hoeveel organisaties nog steeds gebruik maken van dit systeem. De voornaamste reden om nog niet over te stappen naar cashless events is de tijd die het kost om het beproefde systeem over te zetten naar een nieuwe methode. De oude werkwijze is zo ingebed binnen de organisatie dat van koers wijzigen behoorlijk lastig kan zijn. Gelukkig zijn er voldoende opties om de transitie in goede banen te leiden. Moneycomb helpt event organisaties om de overstap naar cashless events pijnloos te laten verlopen, informeer geheel vrijblijvend naar de mogelijkheden.
Of een evenement nu gratis te bezoeken valt of dat er betaald moet worden aan de ingang, er zullen altijd momenten zijn waarbij financiële transacties plaatsvinden. Een cashless event is een evenement of festival waar bezoekers aan kunnen deelnemen zonder contant geld. Dit klinkt heel eenvoudig, maar in de praktijk zijn er een aantal logistieke uitdagingen en keuzes die je moet maken. Zo kun je kiezen voor een all-in formule waarbij de gast vooraf een vast bedrag betaalt en later gebruik kan maken van alle mogelijkheden. Of je laat de klant voor iedere micro-transactie los betalen. De afweging hangt af van zowel de faciliteiten die tot je beschikking staan als van de doelgroep die je aanspreekt.
Voordat we de voordelen van cashless events opsommen zullen we eerst even een fictief evenement bezoeken. Zo zie je direct wat de bezoeker ervaart bij het bezoek aan een event.
Dit zijn nog maar enkele situaties waarin bezoekers met financiële transacties te maken krijgen. Door het evenement te stroomlijnen en er een cashless event van te maken kun je voor alle stakeholders een betere ervaring aanbieden.
Het is makkelijk om aan te geven waar de knelpunten liggen, maar wat zijn de oplossingen die je vandaag al kunt doorvoeren? Met cashless events kun je een aantal obstakels wegnemen, hier zijn de voornaamste voordelen.
Rijen bij de kassa zijn niet alleen vervelend voor bezoekers, de organisatie heeft ook geen baat bij deze bottlenecks. Als gasten thuis rustig een ticket kunnen bestellen en een QR-code laten scannen vanaf hun mobieltje bij de ingang dan bespaart iedereen tijd en moeite. Ook op een festivalterrein kunnen wachttijden worden verkort bij in- of uitchecken. De (anonieme) data die je hiermee kunt verzamelen kan weer gebruikt worden om de volgende dag of bij de volgende editie van het festival de doorlooptijden verder te verbeteren.
Een self-service balie is praktisch, toch is niet iedereen gecharmeerd van deze opzet. Steeds meer horeca bedrijven maken gebruik van een QR-code per tafel. Door deze code te scannen wordt het menu geladen in een browser. De klant kan een selectie maken en direct betalen. Het bedienend personeel brengt vlot de bestelling naar de juiste tafel. Het geld is binnen, de klant is tevreden en de kans op een storing in de communicatie wordt gereduceerd tot een minimum.
Van een part-timer van 16 kun je niet dezelfde flexibiliteit verwachten als van een doorgewinterde full-timer met jarenlange ervaring. Het zijn met name de financiële handelingen waar het misloopt. Personeel kan wisselgeld niet snel uitrekenen, bonnetjes kloppen niet of buitenlands personeel heeft moeite met de taal. Tijdens cashless events verlopen transacties sneller met minder fouten. Je kunt als organisatie met mensen werken die minder ervaring hebben, maar wel de drive hebben om deel uit te maken van het team.
Een inclusief arrangement spreekt een specifieke doelgroep aan, maar zeker niet iedereen. Een hoge instapprijs met ‘gratis’ parkeren, garderobe of toiletten kan een drempel opwerpen. Sommige evenementen werken nou eenmaal beter met een aantal optionele uitgaven en een lage entreeprijs of gratis toegang. Dit zijn vooral de events met een diverse doelgroep die op zoek zijn naar een maatwerk ervaring.
Je kunt een mening hebben over de Tikkie cultuur waarbij iedereen voor zich betaalt en zelfs voor de kleinste uitgaven een vergoeding vragen. Feit is dat er meerdere redenen zijn om de rekening te splitsen. Bijvoorbeeld omdat niet iedereen een evenredig bedrag uitgeeft of als mensen krap bij kas zitten. Met een elektronisch systeem is het eenvoudig om rekeningen te splitsen en gepast betalen soepel te laten verlopen. Dit voorkomt vervelende situaties, zowel met personeel als in vriendengroepen.
Als alle transacties centraal worden verwerkt dan is het eenvoudig om de administratie snel op orde te krijgen én te houden. Digitaal verwerken maakt het eenvoudiger om aan alle boekhoudkundige verplichtingen te voldoen. De fiscus zal ook minder reden zien om de administratie onder een vergrootglas te leggen, wat ook zeker een voordeel is.
Tijdens cashless events is het mogelijk om in realtime te bekijken hoeveel omzet er wordt gemaakt, waar en welke kansen er liggen. Is er een snackkraam die geen omzet draait? Misschien mag die even dicht of er moet juist een extra kraam bijkomen omdat er elders lange rijen verschijnen. Na afloop van het evenement kunnen allerlei meetpunten worden beoordeeld. Zo wordt de organisatie meer daadkrachtig en kan er aan een sterke toekomstvisie worden gewerkt.
Per evenement zal de situatie anders zijn. Moneycomb levert maatwerk oplossingen om cashless events mogelijk te maken. Met technische ondersteuning, praktische hulpmiddelen en advies op basis van jarenlange expertise met kleine en grootschalige evenementen. Neem geheel vrijblijvend contact op voor een adviesgesprek.