Geld maakt niet gelukkig. Je kunt er wel leuke dingen mee doen. Er worden volop festivals georganiseerd, maar soms lijkt het alsof de organisatie allergisch is voor geld. Bij iedere stap ligt er een drempel om eenvoudig af te rekenen. Met een cashless betaal systeem op festivals zorg je voor meer inkomsten en minder irritatie van bezoekers. Moneycomb.nl is de specialist in cashless betalen, op deze pagina laten we aan de hand van drie praktijksituaties zien welke mogelijkheden er zijn om een cashless betaal systeem tijdens festivals te implementeren.
Geld moet rollen. Nog zo’n uitdrukking. Het is een verwijzing naar muntgeld dat rond is en dus letterlijk kan rollen. Op een festival zijn mensen bereid om wat meer uit te geven dan in de supermarkt of bij online shopping. Soms wordt er wat meegenomen van thuis zoals hapjes en drankjes, maar als het aanbod goed is dan zullen bezoekers zeker hun geld laten ‘rollen’ in de richting van de kraampjes, winkeltjes en uitgiftepunten die op het festivalterrein aanwezig zijn. Toch zijn er vaak drempels. Denk aan contante betalingen met wisselgeld of festival munten die je eerst moet kopen om vervolgens aan het hoofdrekenen te slaan aan de bar. Met een cashless betaal systeem op festivals neem je drempels weg en verhoog je de feestvreugde.
In de Verenigde Staten is het geven van fooien standaard. Dit heeft ermee te maken dat horecapersoneel een veel lager minimumloon ontvangt dan in andere beroepsgroepen. Fooien geven is zo ingeburgerd dat horeca-uitbaters minder salaris mogen geven dat moet van klanten komen. Dit is niet het geval in Nederland en eigenlijk in heel Europa. Je geeft een fooi omdat de service goed was, omdat het eten lekker is, wanneer verwachtingen worden overtroffen. Als gasten zich goed voelen dan geven ze niet alleen meer fooi, ze besteden ook meer. Dit fenomeen kun je ‘feel good winst’ noemen, extra winst omdat bezoekers een goed gevoel hebben. Dit zorgt voor meer fooien of gewoon extra omzet terwijl klanten zich happy voelen. Dat is winst voor iedereen dus!
We weten allemaal hoe geld werkt, dat leren we als kind. Hoe een cashless betaal systeem op festivals in de praktijk werkt is niet iets wat je op de basisschool hebt geleerd. In plaats van de theoretische voordelen op te sommen kijken we naar drie praktijksituaties en de voordelen die cashless betalen oplevert.
Voorbeeld 1: Er staat een grote rij voor de kassa. Het evenement opent om 11.00 en vanaf 10.00 staan er al mensen te wachten. De rij wordt steeds langer omdat iedereen tegelijk komt. Ze komen extra vroeg omdat ze al anticiperen op die lange rij. Dit noemt met in het Engels een “self fulfilling prophecy”, een voorspelling die uitkomt omdat er een verwachting bestaat.
Oplossing: Met digitale ticketing kun je rijen aan de kassa voorkomen. Zijn er op de dag van het festival opties om aan de kassa te betalen? Dan is het een kwestie van digitaal pinnen en klaar. Tickets die vooraf gekocht zijn kunnen via een app of QR-code gescand worden. Door met tijdslots te werken kunnen rijen en drukte nog verder worden vermeden. Per evenement zijn er meerdere opties om met cashless betaal systeem op festivals te werken.
Voorbeeld 2: Een groep heeft lekker even op een terrasje gezeten, dan nog even betalen en weer verder. Er wordt getracht om de aandacht van iemand in de bediening te trekken, maar dat blijkt een hele uitdaging te zijn. Als er iemand langsloopt dan zijn ze bezig, ze gaan niet over de plek waar je zit of ze serveren alleen omdat ze geen betalingen mogen verrichten. Er kunnen zo minuten verstrijken. De gasten beginnen steeds meer geïrriteerd te raken terwijl nieuwe klanten geen vrij tafeltje kunnen vinden.
Oplossing: Dit is een scenario dat vaak voorkomt terwijl de oplossing zo eenvoudig is. Met een cashless betaal systeem op festivals kunnen bezoekers snel pinnen of credits inwisselen, met een mobiel pinapparaat of aan een centrale kassa. Daarmee stroomlijn je het proces wat voor iedereen prettig is. Voor de huidige gasten, de volgende gasten, voor het personeel en uiteraard voor de ondernemer die omzet wil draaien.
Voorbeeld 3: Een bedrijf laat werknemers naar een festival gaan. De onderneming betaalt de entree en consumpties. Er zijn ook andere bezoekers die wel zelf moeten betalen. Aan de kassa komen mensen met en zonder gedeelde account. Je kunt ze muntjes geven, maar hoeveel geef je per persoon en waar krijgen ze deze muntjes? Er zijn behoorlijk wat logistieke uitdagingen om het personeel een leuke dag te bezorgen.
Oplossing: De eenvoudigste manier in dit geval is een armband met prepaid tegoed. Die kunnen werknemers scannen aan de kassa en klaar. Er zijn opties om na iedere transactie een bonnetje uit te draaien, maar dit is niet altijd nodig. Tegoed dat niet wordt besteed hoeft ook niet betaald te worden. Omdat de uitgaven direct worden geregistreerd is het precies duidelijk wat er is besteed. Als werknemers met een broekzak vol muntjes huiswaarts keren dan moet hiervoor betaald worden. Dat is niet het geval met een digitaal tegoed.
Het laatste voorbeeld geeft aan dat niet alleen de organisatie profiteert, maar in dit geval ook het bedrijf dat werknemers een festivalbezoek cadeau doet. Loopt de organisatie hier omzet mis omdat er geen muntjes verloren raken? Nee, doorgaans levert het juist meer op. Ten eerste wordt werving bij bedrijven veel eenvoudiger omdat je een zeer goede propositie hebt als event organizer. Je maakt het proces eenvoudig voor het personeel en fiscaal inzichtelijk voor het bedrijf. Bedrijfsuitjes zijn enorm interessant om hoge omzetten te behalen. Als je hier als organisatie mee scoort dan profiteer je hier bij volgende edities ook van.
Wil je meer weten over de mogelijkheden en voordelen van een cashless betaal systeem op festivals? Neem dan geheel vrijblijvend contact op met Moneycomb voor een adviesgesprek.
Een snelle doorlooptijd is cruciaal om meer omzet te draaien en meer winst te maken op een festival. Iedere handeling kost tijd en tijd is geld, zo eenvoudig is het. Een lange rij bij een kraam is geen teken van succes of kwaliteit, het is een teken dat er iets misgaat in de keten. Denk aan de inmiddels bekende buzzers. De klant plaatst een bestelling, rekent af middels een cashless betaal systeem op het festival en krijgt een buzzer mee. De klant kan alvast ergens plaatsnemen en als de buzzer afgaat dan staat de bestelling klaar bij het uitgiftepunt. Dit is een efficiënte vorm van bestellingen afhandelen wat gewaardeerd wordt. Het is ook mogelijk om met nummers te werken en bediening aan tafel, de buzzer is slechts een voorbeeld van de keten stroomlijnen.
Technologie kan ook averechts werken. Hoewel tweestapsverificatie zorgt voor meer veiligheid en minder kans op diefstal van gegevens kan het voor de gebruiker onhandig zijn. Moneycomb.nl gaat voor een pragmatische aanpak. Niet alleen hightech oplossingen omdat het ‘moet’ maar omdat het een aanvulling biedt op bestaande processen met unieke voordelen. Een stap voorwaarts waarbij je twee stappen achteruit gaat, heeft geen enkele zin.
Tot nu toe hebben we vooral de mogelijkheden benoemd om bestaande processen beter te maken door een cashless betaal systeem op festivals te implementeren. Dan zijn er nog additionele voordelen zoals de centrale registratie van inkomsten. Stel, op een festivalterrein zijn er meerdere kraampjes. Die maken allemaal gebruik van een betaalsysteem. Op sommige plekken wordt met een mobiele pinautomaat afgerekend, elders staat een kassa met contactloze betalingen. Als deze systemen aan elkaar worden gekoppeld dan kan de organisatie op ieder moment controleren welke omzet wordt behaald en ook welke producten worden verkocht. Dit heeft meerdere voordelen:
De organisatie van een festival heeft de administratie direct op orde op het moment dat de laatste kassa sluit. Het opmaken van de kassa is niet nodig, er wordt geen geld geteld. Iedere transactie is te verantwoorden met tijd en bedrag wat de Belastingdienst zeker zal waarderen.
Het is mogelijk om transacties te anonimiseren met bijvoorbeeld wristband of tegoed kaarten. Als bezoekers er geen behoefte aan hebben dat hun bankrekening bij iedere transactie wordt geregistreerd is het mogelijk om met pre-paid methoden te werken. Niet iedereen wil pinnen of chippen, met een bedrijfsaccount waar meerdere mensen gebruik van maken is dit ook ideaal.
Aan de hand van realtime data uit het cashless betaal systeem op festivals kan worden bepaald hoeveel voorraad er nog is. Loopt het hard aan een kraampje? Dan kan de voorraad worden aangevuld voordat deze op is. Als de voorraad op is dan kan er geen omzet meer worden gemaakt en je wilt klanten niet teleurstellen.
Wellicht moeten er naast inkomsten ook facturen worden betaald. Als je lang moet wachten op je geld dan kun je in de problemen komen met leveranciers. Als geld digitaal wordt verwerkt dan staat het direct op de rekening courant en kun je dit gebruiken om facturen te voldoen. Dit verhoogt het vertrouwen in de organisatie wat goed is voor de samenwerking met leveranciers en andere partijen.
Kortom, met realtime-monitoring geniet je van extra voordelen bovenop het verbeteren van bestaande processen en handelingen. Wil je meer weten over een cashless betaalsysteem op festivals? Neem dan contact op voor meer informatie. We bekijken graag samen wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie.