Er is één grote uitdaging bij het organiseren van outdoor events en dat is het wispelturige weer in Nederland. Het kan vriezen, het kan dooien. Het kan ook regenen of er is een heldere hemel met een stralende zon. Voor de meeste mensen is de grootste vraag of ze vandaag een jas aan moeten doen, als event organiser kijk je iedere vijf minuten met angst naar het weerbericht. Hoe ga je om met slecht weer op festivals en hoe kan een cashless betaaloplossing bijdragen aan een succesvol festival of evenement? Dat en meer bekijken we op deze pagina.
Voor meteorologen is Nederland een waar paradijs. In de woestijn of op een exotisch oord in een warm land is het maar een saaie boel. In Nederland weet je op geen enkel moment of je droog blijft of dat het water met bakken uit de hemel komt vallen. Dat is voor de organisatie van een outdoor evenement geen goede zaak, als jouw festival letterlijk in het water valt dan heb je toch echt een probleem. Daarbij zijn er meerdere uitdagingen naast een nat pak halen. Denk bijvoorbeeld aan de apparatuur die buiten staat en kabels die overal liggen. Bij Moneycomb bieden we een cashless betaaloplossing waarmee je onder alle omstandigheden financiële transacties kunt uitvoeren. Interactie tussen apparaten verloopt draadloos, dat is al een groot voordeel. Elektrische apparaten worden op een veilige locatie geplaatst zodat een plotselinge bui geen problemen veroorzaakt. En de verbinding met de betaalprovider is voorzien van een backup systeem om de kans op uitval te minimaliseren. Als event organiser ben je natuurlijk vooral bezig met bezoekers ontvangen en tevreden stellen, laat ons de zorgen over betalingen overnemen. Wil je meer weten over een ‘waterdichte’ cashless betaaloplossing? Neem dan geheel vrijblijvend contact op met Moneycomb.nl voor meer informatie.
Dit zijn de voornaamste uitdagingen met het weer in Nederland tijdens een festival:
Als de weersvoorspelling slecht is dan blijven mensen thuis. Als er vooraf geen tickets zijn verkocht dan zal er minder toeloop zijn. Door duidelijk te communiceren dat je rekening houdt met het weer en oplossingen hebt bedacht kun je mensen op een druilerige dag toch naar je event lokken.
Voor de meeste outdoor festivals is een lekker zonnetje ideaal, maar te heet is ook weer niet goed. Zorg dat je ook in de zomer voldoende beschutting regelt zoals parasols en biedt op laagdrempelige wijze water en andere verfrissende producten aan. Dat is beter dan de EHBO inschakelen voor zonnesteken en uitdroging.
Als je een ‘Winter Wonderland’ organiseert in Nederland dan kun je niet rekenen op sneeuw en ijs. Kleed het evenement aan met sneeuwmachines (echt of schuim), installeer een ijsbaan met overkapping en versier planten met kunstsneeuw om zelfs bij hoge temperaturen een winters sfeertje neer te zetten.
Regen is vervelend voor mensen maar funest voor elektrische apparatuur. Zorg er dan ook voor dat apparaten altijd beschut staan of snel afgedekt kunnen worden. Er is veel waterbestendige gear voor evenementen te huur, let daarbij altijd goed op de IPX-rating.
Voorkom lange rijen en opstoppingen door snel tickets te scannen en betalingen vlot te laten verlopen. Een cashless betaaloplossing biedt uitkomst want met een mobiel pinapparaat kun je snel inspelen op het weer.
Een festival wordt vaak maanden vooraf gepland. Op dat moment heb je geen zicht op de weersomstandigheden. Uiteraard kun je per seizoen inschattingen maken, maar er zal altijd een flinke marge zijn tussen droog of nat, warm of koud. Als je de eerste plannen rond hebt, speel dan verschillende scenario’s door. Hoe speel je in op een regenachtige dag? Wat doe je als het hard waait etc. Dan komen de potentieel zwakke plekken in de organisatie tijdig aan het licht.
Voorheen was de gemeente voor een groot aantal zaken omtrent veiligheid verantwoordelijk. De plichten zijn echter steeds verder verlegd naar de organisatie van evenementen. Dit is enerzijds best lastig omdat je nu met veel meer zaken rekening moet houden. Aan de andere kant heb je nu wel de touwtjes in handen. Je bent minder afhankelijk van gemeentelijke ambtenaren die geen kennis hebben van jouw festival of publiek. Neem je verantwoordelijkheid en profiteer van de vrijheid die je hierdoor hebt gekregen. Een goede samenwerking met de gemeente waar het festival wordt georganiseerd is altijd een uitstekend uitgangspunt. Geef ook aan dat je met ervaren partners werkt door contracten te overleggen. Zo zijn er bedrijven die zeer goed zijn in podia bouwen, elektra experts, beveiligingsbedrijven of Moneycomb voor een cashless betaaloplossing. Bespreek met iedere aannemer waar de verantwoordelijkheden liggen. Er zullen ook overlappingen zijn, zorg ervoor dat alle partijen op één lijn liggen. Meer weten over digitaal betalen? Stel ons jouw vragen, ons team staat voor je klaar!
De angst voor een nieuwe pandemie is aanzienlijk groter dan een regenwolk boven het podium dat mag duidelijk zijn. Ga altijd uit van een ‘show must go on’ mentaliteit. Je kunt niet in een glazen bol kijken om te zien wat er gaat gebeuren op de dag van het evenement, je kunt wel voorspellingen maken en anticiperen op wat nog gaat komen. Hier zijn 7 tips voor festivals met slecht weer:
In het beste scenario is de verzekering een kostenpost waar je geen gebruik van maakt. Als je een claim moet indienen dan is er ergens iets misgelopen. Zorg dat je goed verzekerd bent en controleer voorwaarden in de polis tot in de kleinste details. Er zijn diverse soorten verzekeringen. Zo kun je de investering verzekeren voor het geval het evenement niet kan doorgaan of je neemt een dekking tegen schade aan derden als het evenement wel doorgaat. Laat je hierbij goed voorlichten door een expert. Liever een polis extra afsluiten dan later voor een gigantische claim komen te staan.
Dit spreekt eigenlijk voor zich met outdoor festivals, maar het kan niet vaak genoeg herhaald worden. Er is vaak een soort ‘wishful thinking’ waarbij de organisatie hoopt dat de bui wel zal overwaaien. Let goed op de weersvoorspelling en kijk of deze voorspelling sterk verandert in de aanloop naar het festival. Zorg dat je voldoende bandbreedte in je plannen hebt ingebouwd om in te spelen op een nieuwe situatie.
Een paraplu beschermt je tegen de regen, een parasol tegen de zon. Een waterdichte parasol werkt altijd. Zorg dat je snel voor beschutting kunt zorgen. Doeken zijn relatief makkelijk te installeren, maar als het hard waait dat werkt dit niet. Afhankelijk van het evenement kun je bepalen of er een alternatieve locatie zoals een loods beschikbaar is. Zijn er stands? Zorg ervoor dat standhouders droog kunnen staan of snel hun waren kunnen stallen op een veilige locatie.
Als je vooraf tickets verkoopt dan heb je wat meer vrijheid om open kaart te spelen wat betreft de weersvoorspelling. Toch kun je ook bij een open inloop aangeven hoe je omgaat met het weer. Geef up-to-date informatie over de weersvoorspelling en geef aan hoe je inspeelt op de situatie. Je kunt er zelfs spelletjes aan koppelen zoals een korting op basis van de temperatuur. Zo buig je een mogelijk negatief bericht om naar een interactief moment.
Waar gaan mensen naartoe als het plotseling begint te regenen? In een winkelcentrum of in een woonwijk zullen er voldoende plekken zijn om naartoe te gaan, op een afgesloten festivalterrein moet je als organisatie zorgen voor een goede spreiding. Dit heeft voor een deel te maken met veiligheid in het geval van een calamiteit. Maar er zijn ook situaties die niet ‘gevaarlijk’ zijn maar wel kunnen zorgen voor een plotselinge stroom aan bezoekers.
Ook als het weer een beetje tegenzit kun je veel ongenoegen wegnemen door de ervaring van de bezoeker beter te maken. Neem frictie weg, zorg dat het publiek zich prettig voelt. Een cashless betaaloplossing is daar een goed middel voor. Smartphone paraat, scannen en klaar. Selfservice punten, QR-codes om te bestellen en betalen, er zijn allerlei kleine maatregelen waardoor de bezoeker zich beter voelt.
Als het gaat regenen dan kun je paraplu’s of kleding aanbieden bij een kraampje. Je kunt hiermee zelfs extra inkomsten genereren. Profiteer hier niet te veel van. Iemand die doorweekt is en 20 euro moet betalen voor een plastic regenjas die elders 50 cent kost zal dit niet op prijs stellen. Gratis hoeft ook niet maar houd het redelijk. Ook hierbij kan een cashless betaaloplossing de doorlooptijd verkorten. Als er een rij staat voor paraplu’s dan wil je de bezoekers snel van dienst zijn.
Er zal ergens een ‘go, no go’ moment zijn waarbij je als organisatie de keuze moet maken om een evenement door te laten gaan of afgelasten. Dat is voor een deel een financiële overweging, voor een deel veiligheid, maar ook zeker het merkimago speelt een rol. Als je niet voldoende kunt inspelen op slecht weer tijdens een festival dan moet je weten tot welk moment je de stekker uit het event kunt halen. Welke gevolgen heeft dit voor de organisatie en hoe compenseer je de bezoekers? In 2020 en 2021 hebben veel event organisaties uitgebreide veiligheids- en calamiteitenplannen opgesteld. Het is natuurlijk fijn dat we hier post-Corona geen gebruik meer van hoeven te maken, maar er zijn ook andere factoren waar je weinig invloed op kunt uitoefenen. Heb je behoefte aan een klankbord of wil je meer weten over een cashless betaaloplossing tijdens jouw evenement? Neem dan contact op met de specialisten van Moneycomb. Zijn staan door weer en wind voor je klaar!