Een bedrijf of ander type organisatie wil een evenement organiseren. Dit is niet de core business maar bijvoorbeeld een promotioneel evenement of een jubileum. Je gaat als team aan de slag om er een mooi feestje van te maken maar dan stuit je op een flink aantal obstakels. Of beter gezegd uitdagingen. Naast horeca en entertainment is er een aandachtspunt waar veel organisaties op vastlopen; betalen. Hoe ga je om met betalingen verwerken? Contant of pin, met een centrale kassa, munten of cashless betalen via een mobiel pinautomaat? Op deze pagina leggen we uit hoe contactloos pinnen werkt tijdens een evenement of festival en welke voordelen dit biedt. Als je op zoek bent naar een maatwerk oplossing voor jouw event neem dan contact op met Moneycomb, de specialist in kassasystemen op locatie.
Eigenlijk is digitaal betalen voor iedereen een goede oplossing. Als aanbieder kun je betalingen veilig en snel verrichten, dit geldt ook voor de klant. Event organizers kunnen zich concentreren op het festival met de zekerheid dat geldzaken goed geregeld zijn. Alle problemen die kunnen voorkomen met contant geld verdwijnen en diverse unieke voordelen verschijnen. Hier zijn enkele voordelen van cashless betalen:
Dit zijn nog maar enkele voordelen. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de problemen met contante betalingen die hiermee opgelost worden. Het mag dus duidelijk zijn dat contactloos pinnen voor een uiteenlopend aantal evenementen ideaal is en dat er flink wat voordelen zijn ten opzichte van contante betalingen of festivalmuntjes. Maar wat is er allemaal nodig om een kassasysteem voor festivals operationeel te krijgen?
Hieronder staat een flinke lijst met voorwaarden om digitale transacties te verwerken. Dat lijkt op het eerste gezicht veel en gecompliceerd. In praktijk valt het reuze mee, zeker als je samenwerkt met de juiste partner. Moneycomb is specialist in kassa event organisatie, van concept tot uitvoering en analyse. Om je meer inzicht te geven over de werkwijze geven we hier alvast in het kort een overzicht van de voornaamste aandachtspunten.
Tijdens een evenement zal er behoefte zijn aan stroom. Voor verlichting, geluid, koelkasten, bakplaten of opblaaskastelen. Stroomvoorziening is een onderwerp dat aandacht vereist en terecht. Hoe werkt dit eigenlijk met een kassasysteem voor horeca op een festival? Het is mogelijk om gebruik te maken van het aanwezige systeem, de stroomvoorziening kan ook opzichzelfstaand geregeld worden. Als er even een lamp uitvalt is dat jammer, als niemand meer kan betalen is het een ramp. Daarom werkt Moneycomb met een backup systeem dat urenlang kan blijven werken zonder vaste aansluiting. Zo kunnen betalingen altijd verwerkt worden ongeacht mogelijke problemen met de centrale voorzieningen ter plekke.
Een horeca betaalsysteem moet contact kunnen maken met externe servers, daar is een internetverbinding voor nodig. Dat deze verbinding beveiligd moet zijn met hoogwaardige encryptie mag duidelijk zijn, het is niet de bedoeling dat betalingen via een open lijn verwerkt worden. Maar wat gebeurt er wanneer de vaste verbinding tijdelijk wegvalt? Met een mobiele backup verbinding loop je geen enkel risico. Als er tijdelijk geen wifi beschikbaar is dan schakelt het systeem automatisch over naar een 4G verbinding. De snelheid en betrouwbaarheid is gelijk, gebruikers zullen hier niets van merken. Als de standaard verbinding weer is hersteld zal het systeem weer normaal het werk hervatten.
Tussen de klant en de bank zit een payment provider. Dit is een gespecialiseerde organisatie die ervoor zorgt dat het geld daadwerkelijk bij de juiste eigenaar terechtkomt. Dit is veilig en betrouwbaar. Toch is het mogelijk dat het even niet mogelijk is om betalingen te verwerken. Dit soort providers stellen namelijk beveiliging als hoogste prioriteit. Dat is begrijpelijk, daarom is het niet verstandig om als organisatie blind op één partij te vertrouwen. Moneycomb maakt daarom gebruikt van twee payment providers waarmee de kans op uitval minimaal is. Als er een moment is dat er geen verbinding gemaakt kan worden met de eerste payment provider dan schakelt het systeem automatisch over naar het alternatief. De klant merkt daar niets van en de transactie kan normaal plaatsvinden.
Bij mobiele kassasystemen is het van belang dat er gekozen wordt voor een betrouwbaar POS systeem. Dit staat voor Point Of Sale ofwel een verkooppunt. Aan een centraal systeem kunnen meerdere apparaten worden gekoppeld die via draadloze verbindingen onderling kunnen communiceren. Dit systeem regelt het interne dataverkeer maar ook de verbindingen met de payment providers en de boekhouding van de organisatie. POS software is in feite het centrale brein van de financiële organisatie. Aan de andere kant van de code zijn er gebruikers. Dit kan een boekhouder zijn maar ook horeca personeel telt natuurlijk mee. De interface moet overzichtelijk zijn en nieuwe werknemers moeten vaak snel ingewerkt worden. Dit betekent veel aandacht voor een logische interface met diverse controlepunten om menselijke fouten zoveel mogelijk te elimineren. Informeer geheel vrijblijvend naar het EventPOS systeem van Moneycomb.
Voor contactloos pinnen is de mobiele pinautomaat uiteraard de ideale oplossing. De klant houdt de betaalkaart in de buurt en de ingebouwde chip zorgt voor een veilige betaling. Ook in moderne smartphones en smartwatches is een dergelijke chip ingebouwd die gekoppeld kan worden aan de bankgegevens van de gebruikers. Heb je een klant met een mobiele apparaat maar zonder data abonnement? Dit is geen bezwaar want digitaal betalen werkt op basis van een RFID chip. Dit is een chip die werkt op basis van radiosignalen, net als een pinpas dus. De ontvanger ofwel de persoon met de mobiele pinautomaat moet wel verbinding kunnen maken met de server. Aan de kant van de gebruiker is cashless betalen enorm eenvoudig én veiliger dan alternatieve betaalmethoden.
Op een evenement met een dozijn food trucks, een handvol uitgifte punten en winkeltjes zullen er veel transacties over en weer gaan. Als event organizer heb je behoefte aan inzichten en daar wil je niet op wachten. Door realtime statistieken te genereren kun je bijhouden hoeveel omzet er wordt gedraaid en waar er mogelijk verbeteringen mogelijk zijn. Door slimme marketing funnels te ontwikkelen die dynamisch aanpasbaar zijn kun je maximaal rendement behalen uit een event.
Als het evenement voorbij is dan volgt de analyse fase. Op basis van industrie standaard formattering kunnen resultaten snel verwerkt worden in de administratieve software. Het is van belang dat de output leesbaar is binnen diverse applicaties zoals Exact of Yuki, zo is het niet nodig om data eerst te converteren. Door vooraf duidelijke doelen en parameters te bepalen kan er snel een grondige analyse plaatsvinden. Zijn de targets gehaald? Waar liggen verbeterpunten voor een volgende editie? Informeer ook naar de ervaringen van de mensen die gewerkt hebben met de hardware en software. Cijfers vertellen immers maar een deel van het complete verhaal.
Samenvattend gaat het om een gebruiksvriendelijke en laagdrempelige manier voor personeel om hun werkzaamheden uit te voeren en voor bezoekers om betalingen te verrichten. Als organisatie wil je gewoon zekerheid dat het systeem werkt. Neem contact op met de specialisten van Moneycomb voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Nu hebben we de basiselementen van kassasystemen op evenementen besproken, laten we ook even naar de organisatie en de invulling kijken. Zoals we tijdens de introductie al hebben aangegeven worden evenementen niet altijd geïnitieerd door professionele event organizers. Vaak betreft het organisaties die samenwerken met diverse partijen om een festival, evenement of bijeenkomst in te richten. Eenmalig of terugkerend. Als je niet zo bekend bent met grootschalige evenementen organiseren zijn hier tot slot nog een aantal praktische tips:
Het heeft geen zin om het wiel opnieuw uit te vinden. Er zijn bureaus die korte lijntjes hebben naar allerlei dienstverleners die betrokken zijn bij zowel kleine als grote evenementen. Er zijn standaard programma’s en checklisten die je eenvoudig kunt aanpassen. Maak hier gebruik van, dat bespaart je veel tijd en moeite.
Van kraampje naar foodtrucks, deze trend lijkt niet meer te stoppen. Campers die omgebouwd zijn tot complete keukens zijn praktisch en zien er ook nog eens heel interessant uit op een festivalterrein. Het is mogelijk om lege horeca kramen te huren en deze zelf te bemensen of laat enthousiaste ondernemers verschijnen op het evenement. Een mix van stijlen en menu’s creëert een bijzondere sfeer waar iedereen zich welkom voelt.
Als er kinderen op bezoek komen zorg dan dat er passend entertainment voor aanwezig is. Een live artiest zoals een clown, goochelaar of schminker bijvoorbeeld en richt een speelhoek in met een opblaaskasteel, ballenbak of knutseltafel met begeleiding. Dan heb je geen kind meer aan de kinderen!
Per 750 bezoekers is één gecertificeerde EHBO’er verplicht. Ongeacht het aantal bezoekers staat veiligheid voorop. Richt een EHBO post in die duidelijk vindbaar is. De kosten vallen doorgaans reuze mee omdat de meeste aanbieders als non-profit organisaties werken.
Uiteraard moeten er ook voldoende toiletfaciliteiten zijn en/of plekken om je handen te wassen. Voor specifieke festivals kun je ook mobiele douchecabines en omkleedruimtes overwegen. Stem ook duidelijk af met de horeca uitbaters op het festival welke faciliteiten er zijn voor reiniging en stel een hygiëne protocol op.
Meer weten? Neem dan contact op met Moneycomb voor meer informatie over kassasystemen op evenementen.