Het organiseren van een feest in een dorp betekent dat veel betrokken partijen elkaar kennen of een band hebben met de gemeente. Dit betekent korte lijntjes, slechts een half woord nodig en een gemoedelijke manier van organiseren. Deze eigenschappen zijn op zich heel prettig natuurlijk maar het biedt ook ruimte voor miscommunicatie en fouten. Vertrouwen is een groot goed maar zonder een onderliggend set aan protocollen kan het flink mislopen. Geld is een factor waar het maar al te vaak fout gaat, vanaf het concept tot aan de belastingaangifte. Moneycomb kan niet alles regelen, maar biedt wel alle middelen om kassasystemen op evenementen tijdens een dorpsfeest te regelen. Wat er mogelijk is en hoe je het beste digitaal betalen op een festival kunt regelen leggen we uit op deze pagina.
Eigenlijk is ieder evenement of festival een micro-gemeenschap met regels, belangen en verplichtingen. Er kan zelfs een eigen valuta van kracht zijn, denk aan de bekende horeca muntjes die je eerst bij een centrale kassa moet kopen. Om heel eerlijk te zijn worden er vaak onnodig ingewikkelde manieren bedacht om standaard zaken op te lossen. In plaats van algemene methoden te vertalen naar een evenement wordt het wiel opnieuw uitgevonden. Daarnaast moeten professionals, vrijwilligers en ‘experts’ samenwerken die niet eerder in deze samenstelling hebben gewerkt.
Wonen in een dorp of wijk is niet hetzelfde als in een grote stad. Binnen een kleine gemeenschap is er sprake van meer saamhorigheid maar soms ook polariserende meningen en opvattingen. Dit kan erg interessant en uitdagend zijn, zo wordt een dorpsfeest ergens in Groningen heel anders dan een festival in Zuid-Limburg. Er is een reden dat veel grote evenementen plaatsvinden nabij relatief kleine gemeenten. Hier wonen en werken mensen die de dynamiek in kleinere gemeenschappen feilloos aanvoelen. Daarom heeft een dorpsfeest een heel ander karakter dan een event in een grote stad. Niet beter, niet slechter maar gewoon anders.
In 2020 zijn veel evenementen in het water gevallen. Grote festivals zoals PinkPop, Mystic Garden, Lowlands of de Zwarte Cross maar ook kermissen, dorpsfeesten, braderieën of markten. In 2021 worden er mondjesmaat weer bijeenkomsten georganiseerd maar vaak wel met beperkingen en strenge maatregelen. Dat is jammer maar het biedt wel nieuwe kansen om de organisatie met een frisse blik te bekijken. Bijvoorbeeld in termen van schaalbaarheid, bezoekersaantallen en natuurlijk het verwerken van betalingen.
Bij de zoektocht naar kassasystemen op evenementen voor een dorpsfeest komen er veel vragen naar boven drijven waarvan we er aantal hieronder zullen beantwoorden. Neem voor maatwerk advies vrijblijvend contact op met de specialisten van Moneycomb.
Geld moet rollen is een bekende uitdrukking die stamt uit een tijd dat contant geld de norm was en munten een belangrijke waarde vertegenwoordigde. Nu leven we in een tijd dat 1 en 2 cent munten nagenoeg verdwenen zijn en dat biljetten van 100 euro en hoger in veel winkels niet langer aangenomen worden. Is dat een voordeel, een nadeel of een beetje van beide? Laten we de meest voorkomende kassasystemen wat nader bekijken:
Flappen tappen is wereldwijd een bekend fenomeen. In Nederland zie je echter geen grote pinautomaten op evenementen waar je contant geld uit kunt halen. Er zijn landen waar in het wilde weg automaten worden neergezet, daar zijn blijkbaar minder risico’s op diefstal of misbruik. Het komt daarom vaak voor dat bij een kermis of dorpsfeest gasten eerst naar een pinautomaat moeten zoeken in de buurt, bijvoorbeeld ergens in een winkelcentrum. Daar staat vervolgens een flinke rij met mensen te wachten wat natuurlijk niet echt klantvriendelijk is. Als organisatie moet je bezoekers ook als klanten zien die je tevreden wilt stellen. Zo lever je niet alleen een dienst maar kun je ook omzet genereren.
Een mobiel pinautomaat is haast niet meer weg te denken in de horeca. Het is ook een sterk argument geweest ten tijde van de Corona maatregelen omdat er met cashless betalen minder verplaatsingen en handelingen nodig zijn. Het concept van een horeca betaalsysteem leent zich uiteraard heel goed voor een evenement met meerdere aanbieders. Naast een eigen mobile pinautomaat is het ook een optie om centraal een (draadloos) kassasysteem op te zetten wat organisatorisch gezien problemen kan voorkomen en bezoekers een uniforme beleving biedt.
Dit is een ‘traditie’ waar weinig mensen met weemoed naar terug zullen kijken als deze verloren gaat. Eerst bij een geïmproviseerde kassa in de rij staan, daar contant geld (vers uit de pinautomaat) inwisselen voor plastic munten of papieren coupons en daarmee betalen voor hapjes, drankjes of vertier. Soms is het mogelijk om munten later weer om te wisselen voor contant geld maar lang niet altijd. In het verleden waren er zeker pluspunten te benoemen voor deze methode maar door digitaal betalen is een systeem met munten of coupons eigenlijk achterhaald.
Wil je precies weten wat de voordelen zijn van digitaal betalen met een modern kassasysteem? Neem dan contact op met Moneycomb. We leggen je graag alle mogelijkheden uit!
We hebben reeds aangegeven dat een dorpsfeest of ander lokaal evenement organiseren zowel voordelen als nadelen oplevert. Het lokale karakter betekent dat mensen snel tot afspraken kunnen komen en binnen hun netwerk snel de juiste persoon of organisatie weten te strikken. Het risico daarbij is dat er een organisatorische fundering ontbreekt om op te bouwen. Begin als eerste met een ‘pitch’, een korte uitleg waarom het feest zou moeten plaatsvinden. Beschrijf de situatie, de doelgroep en de voornaamste voordelen. Met deze pitch kun je snel een theoretisch idee tot de verbeelding laten spreken bij mogelijke investeerders, mede-organisatoren, vrijwilligers of sponsors. Ontwerp ook een poster en laat eventueel beeldmateriaal zien van soortgelijke events.
Een pitch is genoeg om interesse te wekken, maar het is niet de fundering die je nodig hebt om het evenement op te bouwen. Daarvoor moet je een doortimmerd projectplan schrijven. Je kunt dit in de vorm van een bedrijfsplan gieten waarin allerlei zaken aan bod komen. Wat je nodig hebt, wie je daarvoor wilt inzetten, wat de kosten zijn en wat het kan opleveren. Verdeel het in subcategorieën om het overzicht te behouden maar zorg dat meerdere personen binnen de organisatie of het comité van de hoed en de rand weten. Het laatste wat je wilt horen is “daar ga ik niet over”.
Een dorpsfeest of dergelijk festival opzetten houdt vaak in dat je met lokale partners in zee gaat. Sterker nog; veel mensen zullen hun kennis gratis met je willen delen. Dat is heel mooi natuurlijk maar helaas betekent vrijwillig maar al te vaak vrijblijvend. Als je voor de kinderen een mooi opblaaskasteel had geregeld maar de eigenaar blijkt op vakantie te zijn, dan vallen je plannen in het water. Reserveer liever budget voor belangrijke zaken en zorg dat je het bedrag binnenhaalt in plaats van hopen dat je voor een dubbeltje op de eerste rang kunt zitten. Merk je dat het project te duur wordt? Denk dan eens goed na wat de kern is van je concept. Waar moet je zeker niet op bezuinigen? Geldzaken.
Bij de organisatie van evenementen wordt regelmatig de fout gemaakt dat faciliteiten ‘vanzelfsprekend’ zijn. Bereikbaarheid en parkeren bijvoorbeeld, daar kun je hieronder meer over lezen. Het gebrek aan pinautomaten hebben we al eerder genoemd evenals het vertrouwen dat bijvoorbeeld standhouders zelf met een mobiel pinautomaat verschijnen. Waar kan een bezoeker geld spenderen, op welke wijze en hoe wordt dit geregeld? Is er een centrale kassa nodig, kan er met mobiele apparaten gewerkt worden en is er een betrouwbare internetverbinding om betaalapparatuur aan te koppelen? Als je niet precies weet hoe je dit onderwerp het beste kunt aanpakken neem dan gerust even contact op met de specialisten van Moneycomb. Voor zowel grote als kleine evenementen zijn er slimme oplossingen te bedenken.
Waar wordt het dorpsfeest gehouden? In het dorp natuurlijk! Maar daar lopen de meeste wegen, die moet je tijdelijk afsluiten. Het verkeer zal dan omgeleid moeten worden. Wellicht is het beter om het evenement juist buiten de kern te organiseren, in dat geval is het slim om lokale ondernemers en horeca te betrekken in de plannen. Als je een evenement opzet buiten het dorp en je sluist alle bezoekers en hun portemonnee weg uit de lokale middenstand dan zul je bij de volgende editie op weinig steun kunnen rekenen.
Parkeergelegenheid is ook zeker een belangrijk aspect van de organisatie. Is er een parkeerterrein of komen de woonwijken vol te staan met auto’s? Moet er betaald worden voor parkeren? Is er toezicht op het parkeerterrein? Het komt helaas nog vaak voor dat organisaties hier onvoldoende aandacht aan besteden.
Hier zijn nog enkele aandachtspunten om rekening mee te houden:
Veel professionele event organisers zijn begonnen met kleine feesten op school of dorpsfeesten. Als je van meet af aan een goede basis legt en hier experts bij zoekt kun je later veel beter opschalen en uitbreiden. Een feestje bouwen doe je nooit alleen!
Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem dan gerust contact met ons op!