Als festival organisatie of als leverancier ligt het risico op de loer dat je in een ‘bubbel’ opgesloten wordt. Er worden beslissingen gemaakt op basis van een enorme hoeveelheid informatie, toetsbare feiten en praktijkvoorbeelden. Bezoekers en andere betrokken partijen hebben deze informatie niet en daar zijn ze ook niet mee bezig. Dit kan leiden tot frictie. Bij Moneycomb hebben we een jarenlange ervaring met cashless betalen opgebouwd. Desondanks moeten we rekening houden met de stakeholders buiten de bubbel en ons inleven in het referentiekader dat zij bezitten. In het kort; niet iedereen is voorstander van cashless betalen. Dat is een bittere pil om te slikken, maar gelukkig zijn er meerdere oplossingen om de vooroordelen van een event zonder cash weg te nemen.
Het festivalseizoen 2022 is in volle gang, na twee jaar restricties vanwege Corona mag alles weer als vanouds worden georganiseerd. Die twee jaar zijn echter niet verloren gegaan, organisatoren van grote events hebben tijd gehad om hun organisatie beter te maken en voor te bereiden op de komende jaren. Door veel data te verzamelen over de afgelopen jaren en de laatste innovaties in de sector te analyseren is er een “Festival 2.0” aanpak uitgerold. Een manier van organiseren die flexibel is, schaalbaar, efficiënt en bovenal klantvriendelijk. Maar de bezoeker ziet alleen de resultaten van de conclusies, niet alle informatie die is voorafgegaan in het traject. En daar ontstaat de kloof tussen organisatie en stakeholders.
Het Zomerparkfeest in Venlo heeft een goede reputatie opgebouwd als festival. Het is een evenement met gratis toegang, een ervaren organisatie en veel goodwill van zowel sponsoren als het publiek. Net zoals bij andere events het geval was moest ook de organisatie van dit feest enkele jaren wachten tot de COVID-19 restricties van de baan waren. Sponsoren waren er klaar voor, consumenten stonden te popelen om een feestje te vieren en toen kwam er een controversiële aankondiging vanuit de organisatie; het evenement wordt cashless. Geen contant geld, geen muntjes, maar diverse mogelijkheden om digitaal te betalen.
Het leek een logische conclusie want drie jaar geleden werd er al 80 procent afgerekend met elektronische betaalmiddelen. In het huidige Tikkie tijdperk leek het vanzelfsprekend om voor 100 procent cashless te gaan. Maar de reacties waren niet zoals gehoopt. Het bericht kwam uitgebreid in de (regionale) media en meerdere sponsoren besloten om de samenwerking op te zeggen. De reacties van lezers logen er niet om, het publiek vond dit op z’n zachtst gezegd een slechte beslissing. Maar hoe is dit mogelijk als 80 procent voorheen al digitaal betaalde? Het antwoord is heel eenvoudig; een gebrek aan communicatie.
Sinds 1975 moeten Nederlanders die een auto besturen een autogordel dragen. Deze uitvinding kwam van de Amerikaanse autobouwer Henry Ford en heeft geleid tot een aanzienlijke afname in dodelijke ongelukken. Met name in Italië was er veel weerstand op deze uitvinding, het zou hun ‘sportieve’ manier van autorijden belemmeren. Zo werd er een T-shirt ontworpen met een schuine streep om de politie te misleiden. Dat ze hiermee hun leven in gevaar brachten was blijkbaar minder van belang dan het ‘recht’ om zonder gordel te rijden. Een wet, regel of restrictie voelt van nature niet prettig. Zelfs als het feitelijk heel logisch is en je er waarschijnlijk automatisch aan zult houden wil je niet gedwongen worden. Het gaat niet langer om die gordel maar om het principe.
Cashless betalen is vanuit de organisatie gezien een logische keuze, vanuit Moneycomb uiteraard ook. We zien het namelijk als een verrijking van de festivalsector, niet als een beperking. Weg met muntjes, coupons en kaartjes en hulde voor digitaal pinnen, contactloos betalen en oplaadbare polsbandjes. Het is heel logisch voor ons omdat we alle stappen kennen, maar buitenstaanders gaan hier niet klakkeloos in mee. Is dat de fout van het publiek? Nee, we moeten de hand in eigen boezem steken.
In 2020 bleek uit onderzoek dat 77 procent van de ondervraagden liever cashless betaalt. Slechts 18 procent gaf expliciete voorkeur aan contant betalen. Dit komt overeen met de conclusies van de Zomerparkfeest organisatie die sprak van 80 procent pinnen, chippen en contactloos betalen tijdens het evenement. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat een meerderheid van 56 procent een cashloze samenleving niet prettig zou vinden. Dat lijkt tegenstrijdig te zijn. Ruim de helft van de groep wil contant geld als optie houden, terwijl minder dan een vijfde hier daadwerkelijk gebruik van maakt. Restricties leiden automatisch tot weerstand, zelfs als je het ideologisch eens bent met elkaar.
Cashless betalen wordt door bedrijven, de overheid en aanbieders van digitale betaalsystemen aangeprijsd als de nieuwe standaard waar we allemaal in meegaan. Consumenten juichen dit niet massaal toe, het kan juist tot wantrouwen leiden. “Nu weten ze alles van mij” of “contant geld is een wettig betaalmiddel”. De kritieken zijn doorgaans niet gebaseerd op de werkelijke situatie en details, maar dit kun je de critici niet aanrekenen. Want zij hebben de volledige route niet doorlopen, ze worden slechts geconfronteerd met de conclusie waar ze geen stem in hebben.
De organisatie van het festival in Venlo kreeg niet alleen kritiek van anonieme lezers op social media, meerdere sponsoren trokken zich terug uit onvrede met de beslissing om geen contant geld meer te accepteren. Als de stakeholders in een eerder stadium bij het proces waren betrokken dan was het waarschijnlijk een heel ander verhaal geweest. Bij Moneycomb kennen we de klappen van de zweep, we hebben zelf weerstand ondervonden in onze missie om festivals cashless te maken. Maar het lukte keer op keer omdat we de klant meenamen in de beslissingsvorming en stap voor stap de voordelen lieten zien.
Moneycomb levert de infrastructuur en diensten die verbonden zijn met digitaal betalen. Daarbij zijn er meerdere mogelijkheden, per event wordt een maatwerk planning gemaakt om het betaalverkeer voor zowel de organisatie als voor de bezoekers zo transparant mogelijk te maken. Daarbij willen we niemand buitensluiten. Hier zijn 6 tips voor event organizers om effectief te communiceren met stakeholders.
We hebben het festival in Venlo als voorbeeld genomen omdat hier sprake was van storing op de lijn. Zo trokken meerdere sponsoren zich terug. Dit wijst erop dat deze groep niet op tijd betrokken werd bij de plannen om over te stappen op cashless betalen. Dit is een ingrijpende beslissing die niet zonder overleg plaats moet vinden. Sponsoren zorgen voor inkomsten, promotie en goodwill. Alle financiële zaken moet je tijdig afstemmen en toelichten.
Als je werkt met prepaid kaarten dan kun je bij opwaarderen de keuze geven om te pinnen of contant te betalen. Dan is het cashless systeem gewaarborgd binnen het evenement zonder de bezoeker te beperken in hun mogelijkheden. Degelijke kaarten of armbandjes vervangen de festival munten wat zowel voor de bezoeker als voor de organisatie prettig werkt. Het is mogelijk om event pin-only in te richten mits de doelgroep hier positief tegenover staat.
Iedere transactie moet voordeel bieden. Als je aangeeft geen cash aan te nemen dan moet hier een voordeel tegenover staan. In supermarkten is het bijvoorbeeld een voordeel van pinnen dat je gepast kunt betalen zonder een portemonnee met losse muntjes met je mee te zeulen. Een opwaardeerkaart is veel veiliger dan een geldclip met honderden euro's in cash. Betalen is eenvoudig en snel met een kaart, smartphone of ander object dat je even voor een scanner wappert. Er zijn veel voordelen bij cashless betalen, je moet wel eerst de tijd en moeite nemen om dit uit te leggen.
Sponsoren, investeerders en subsidieverleners stellen strenge eisen aan event organisers. Als betalingen digitaal verlopen dan is de boekhouding waterdicht wat deze partijen zeker zullen waarderen. Daarmee geef je ook een signaal af dat je graag transparant werkt met duidelijke ‘checks & balances’. Bij het aanvragen van vergunningen zullen dit soort argumenten steeds zwaarder gaan wegen.
Contant geld is niet traceerbaar, met pin betalen wel. Het is een feit dat argwaan ten opzichte van banken en de Staat bij een aantal mensen een rol speelt in de aversie bij cashless betalen. Met een hoofdkassa die contant geld accepteert in ruil voor prepaid kaarten ben je klaar met deze discussie. De kaart is anoniem, niemand weet wie betaalt en waar.
We hebben al enkele malen sponsoren genoemd. Deze groep evenals groepen met vrienden, collega’s of teamleden zijn gewend om geld ‘te lappen’ en als groep te betalen. Met een event betaalkaart voor dergelijke groepen is digitaal pinnen ideaal omdat je met verschillende betaalmethoden geld kunt toevoegen. Leg dit duidelijk uit aan deze groepen en ze zullen digitaal pinnen snel omarmen.
De techniek, infrastructuur, security en praktische toepassing hoef je je als organisatie niet druk over te maken. Moneycomb heeft alles in huis om cashless betalen vlekkeloos te laten verlopen op ieder event. Wat betreft communicatie met stakeholders kunnen we zeker een rol spelen. Als je iets verandert in de plannen dan zal er altijd weerstand zijn, door een kleine vocale groep, maar soms ook door een groter deel van de betrokken partijen. Door open te communiceren op basis van feiten en praktijkvoorbeelden kun je op basis van argumenten alle partijen op één lijn krijgen.
Meer weten over cashless betalen in 2022? Neem geheel vrijblijvend contact op met de specialisten van Moneycomb.